入社時の社会保険・雇用保険の手続き｜期限と必要書類を会社向けに整理
従業員を一人雇い入れると、会社は社会保険（健康保険・厚生年金保険）と雇用保険の加入手続きを、それぞれ決められた期限までに行う必要があります。期限は「入社から5日以内」と「翌月10日まで」で異なり、提出先も年金事務所とハローワークに分かれます。
この記事では、入社時に会社がやるべき手続きを「いつまでに・どこへ・何を・誰が」の表で整理し、入社前に本人から集める情報、扶養家族がいる場合の届出、パート・アルバイトの加入判定、労働条件通知書の注意点、e-Govによる電子申請までを順に解説します。初めて従業員を採用する会社の総務担当者の方にも、手順どおりに進められる内容にしています。
入社時に会社が行う手続きの全体像
入社時の手続きは、大きく分けて社会保険、雇用保険、労働契約の3つです。社会保険と雇用保険は役所への届出、労働契約は従業員本人への書面の交付です。まず全体を一覧で確認しておくと、漏れを防げます。
| 手続き | いつまでに | どこへ | 何を | 誰が |
|---|---|---|---|---|
| 健康保険・厚生年金保険の加入 | 入社日（資格取得日）から5日以内 | 事務センターまたは管轄の年金事務所（健康保険組合加入の会社は組合にも） | 被保険者資格取得届 | 会社 |
| 家族を扶養に入れる | 事実発生から5日以内 | 同上 | 健康保険被扶養者（異動）届 | 従業員が会社へ出し、会社が提出 |
| 雇用保険の加入 | 被保険者となった日の属する月の翌月10日まで | 事業所を管轄するハローワーク | 雇用保険被保険者資格取得届 | 会社 |
| 労働条件の明示 | 労働契約を結ぶとき | 従業員本人 | 労働条件通知書（雇用契約書） | 会社 |
このほか、会社の内部書類として労働者名簿・賃金台帳・出勤簿を作成します。雇用保険の手続きでは、これらの書類の提示を求められることがあります。
入社前に従業員から集めておく情報
届出の期限が短いため、入社日までに必要な情報をそろえておくことが一番の近道です。入社書類の案内に、次の項目を入れておきます。
マイナンバーと基礎年金番号
資格取得届には、マイナンバー（個人番号）または基礎年金番号を記載します。日本年金機構は、どちらも書かれていない資格取得届は返戻（差し戻し）すると案内しています。マイナンバーを集めるときは、番号の確認と本人確認を行い、利用目的を伝えたうえで、取り扱う担当者を限定して管理します。
雇用保険の被保険者番号と前職の情報
以前に雇用保険に加入していた人は、被保険者番号を引き継ぎます。前の勤務先から受け取った雇用保険被保険者証などで番号を確認しておきます。番号が分からないまま新しく取得すると、一人に二つの番号ができてしまい、後で統合の手続きが必要になります。
扶養する家族の情報
配偶者や子などを健康保険の扶養に入れる場合は、家族の氏名・生年月日・続柄・マイナンバー・収入の見込みを確認します。続柄や収入を確認する書類が必要になることもあるため、入社前に案内しておくと手続きが止まりません。
健康保険・厚生年金保険の資格取得届の出し方
会社が社会保険の適用事業所であれば、加入要件を満たす従業員は本人の希望にかかわらず加入します。年齢による区分にも注意が必要で、70歳以上の人は厚生年金保険の被保険者にならないため、「70歳以上被用者該当届」を同じ様式で提出します。
期限は入社日から5日以内
資格取得届の提出期限は、事実発生（入社日）から5日以内です。月末入社や連休前の入社では、すぐに期限が来ます。採用が決まった時点で、入社日と届出の締切日を担当者のカレンダーに入れておくと安全です。
報酬月額の記入方法
資格取得届には「報酬月額」を記入し、これをもとに標準報酬月額（保険料の計算の基礎になる額）が決まります。基本給だけでなく、通勤手当や毎月決まって支払う各種手当も含めます。残業代のように月によって変わるものは、見込みの額を加えて記入します。ここを基本給だけで書いてしまう誤りがよく見られます。
提出先と提出方法
提出先は事務センターまたは事業所を管轄する年金事務所です。方法は電子申請、電子媒体（CDまたはDVD）、郵送、窓口持参から選べます。健康保険組合に加入している会社は、健康保険分を組合へ別に届け出る場合があるため、組合の案内を確認してください。
資格情報のお知らせと資格確認書
2025年12月2日以降、従来の健康保険証は使えなくなり、マイナンバーカードを健康保険証として使う「マイナ保険証」が基本になりました。協会けんぽの場合、加入手続きのあとに「資格情報のお知らせ」が会社経由で届き、マイナ保険証を持っていない人などには「資格確認書」が交付されます。加入直後は情報の反映に時間がかかることもあるため、届出は期限を待たずに早めに出すことをおすすめします。
家族を扶養に入れるときの被扶養者（異動）届
従業員に扶養する家族がいる場合は、資格取得届と同時に「健康保険被扶養者（異動）届」を提出します。従業員が会社へ提出し、会社が日本年金機構へ届け出る流れです。期限は事実発生から5日以内です。
扶養に入れる家族の範囲と収入の目安
被扶養者の年間収入の目安は130万円未満、60歳以上または障害者の場合は180万円未満です。扶養認定日が2025年10月1日以降で、19歳以上23歳未満の人（配偶者を除く）は150万円未満に変わりました。配偶者・子・父母などの直系の親族は同居していなくても認定されることがありますが、伯叔父母などの3親等内の親族は同居が条件です。日本国内に住所があることも原則として求められます。
労働条件通知書で収入を判断する取り扱い
2026年4月1日以降は、扶養に入る家族がパートなどで働いている場合、労働条件通知書など労働契約の内容が分かる書類に書かれた賃金から見込まれる年間収入が基準額未満であれば、一定の条件のもとで被扶養者として認定される取り扱いになっています。家族の勤務先が発行した書類の写しを求められることがあるため、従業員に案内しておきます。
雇用保険の資格取得届の出し方
雇用保険は、会社の規模や業種にかかわらず、要件を満たす従業員を加入させる必要があります。役員は原則として対象外です。
加入要件は週20時間以上と31日以上の雇用見込み
雇用保険の加入要件は、1週間の所定労働時間が20時間以上で、31日以上引き続き雇用される見込みがあることです。昼間の学生は原則として対象外ですが、卒業前から入社予定の会社で働く場合などの例外があります。なお、週の所定労働時間の要件を「10時間以上」に広げる法改正が成立しており、施行は2028年10月1日の予定です。
期限は翌月10日まで
雇用保険被保険者資格取得届の期限は、被保険者となった日の属する月の翌月10日までです。たとえば4月5日に入社した人は、5月10日が期限です。社会保険の5日以内より余裕があるため後回しにされがちですが、提出が大きく遅れると、賃金台帳や出勤簿のほか遅延理由の説明を求められることがあります。
外国人を雇い入れた場合
外国人の従業員を雇い入れた場合は、外国人雇用状況の届出も必要です。雇用保険に加入する人は、資格取得届に在留カードの番号や在留資格などを記入することで、この届出を兼ねることができます。在留カードの原本で、就労できる在留資格かどうかを入社前に確認しておきます。
パート・アルバイトの加入判定
パートやアルバイトでも、働き方によって社会保険・雇用保険の加入が必要です。判定の基準は保険ごとに違うため、表で比べると分かりやすくなります。
| 項目 | 社会保険（健康保険・厚生年金） | 雇用保険 |
|---|---|---|
| 基本の基準 | 週の所定労働時間と月の所定労働日数が、正社員の4分の3以上 | 週の所定労働時間が20時間以上 |
| 4分の3未満の人 | 被保険者51人以上の会社などでは、週20時間以上・2か月を超える雇用見込み・学生でない等の要件（賃金月額8.8万円以上の要件は2026年10月に撤廃）を満たせば加入 | 会社の規模に関係なく、週20時間以上なら加入 |
| 雇用期間 | 2か月以内の契約でも、更新される見込みがあれば当初から加入 | 31日以上の雇用見込み |
| 学生 | 4分の3未満の短時間労働者の場合は原則対象外 | 昼間学生は原則対象外 |
4分の3基準
社会保険の基本は「4分の3基準」です。正社員の所定労働時間が週40時間、月の所定労働日数が20日の会社であれば、週30時間以上かつ月15日以上働くパートは、会社の規模にかかわらず加入します。
短時間労働者の加入要件と今後の改正予定
4分の3未満の人でも、被保険者数が51人以上の会社（特定適用事業所）では、週20時間以上などの要件を満たすと加入します。2025年に成立した年金制度改正法により、この会社規模の要件は段階的に縮小される予定で、日本年金機構は2027年10月に36人以上、2029年10月に21人以上、2032年10月に11人以上へ広げる日程を示しています。なお、以前あった「賃金月額8.8万円以上」の要件（いわゆる106万円の壁）は、2026年10月1日に撤廃されました。自社がいつ対象になるかを把握しておくと、採用時の説明がぶれません。
労働条件通知書で明示すべきこと
労働契約を結ぶときは、賃金や労働時間などの労働条件を書面で明示する義務があります。本人が希望した場合は、メールなどで交付することもできます。
必ず書面で示す事項
契約期間、有期契約を更新する場合の基準、就業場所と業務の内容、始業・終業の時刻、休憩・休日、賃金の決め方と支払い時期、退職に関する事項などは、書面で示す必要があります。パートの場合は、昇給・賞与・退職手当の有無と相談窓口も明示します。
2024年4月から追加された事項
2024年4月から、すべての労働者について、就業場所と業務の「変更の範囲」の明示が必要になりました。有期契約の人には、更新上限の有無と内容、無期転換を申し込める時期の契約更新時には、申込みができる旨と無期転換後の労働条件も示します。古いひな形を使い続けている会社は、書式の見直しをおすすめします。
e-Govを使った電子申請
資格取得届や被扶養者届、雇用保険の資格取得届は、e-Gov（政府の電子申請窓口）でオンライン提出ができます。窓口に出向く必要がなく、受付の記録も残ります。
電子申請が義務になっている会社
資本金・出資金などが1億円を超える法人など「特定の法人」は、2020年4月以降に始まる事業年度から、社会保険の資格取得届・資格喪失届や、雇用保険の資格取得届・資格喪失届などを電子申請で行うことが義務になっています。
中小企業が電子申請を使う利点
義務のない中小企業でも、電子申請は利用できます。日本年金機構の届出は、e-Govのほか「届出作成プログラム」などでも作成できます。毎月のように入退社がある会社は、電子申請に切り替えると郵送の手間と時間を減らせます。初回はGビズIDなどの準備が必要です。
よくある質問
試用期間中は社会保険に加入させなくてもよいですか
いいえ。試用期間中であっても、加入要件を満たしていれば入社日から加入させます。本採用の日から加入させる扱いは誤りです。
月末に入社した場合、保険料はどうなりますか
社会保険料は、資格を取得した月の分からかかります。月末の入社でも、その月の保険料が発生します。給与から控除する時期は会社の給与計算のルールに沿って確認してください。
入社前に本人が国民健康保険に加入していました。会社がやることはありますか
国民健康保険の脱退は、本人が市区町村で手続きをします。会社からは、加入手続きが済んだことを本人に伝えておくと、脱退の手続きが進めやすくなります。
前の会社の雇用保険被保険者番号が分かりません
本人に前の会社から受け取った書類を確認してもらうか、ハローワークに照会します。番号の重複を避けるため、新しく取得する前に確認することをおすすめします。
パートの労働時間が途中で増えた場合はどうなりますか
契約変更などで所定労働時間が加入要件を満たすようになった場合は、その時点で資格取得の手続きをします。実際の労働時間が継続して要件を上回る場合も、加入が必要になることがあります。個別の事情で結論が変わるため、迷うときは専門家にご相談ください。
提出期限を過ぎてしまいました
気づいた時点ですぐに提出してください。遅れた期間が長いと、さかのぼって保険料を納める必要が生じたり、確認書類を求められたりします。届出が遅れたままだと、従業員が給付を受けられないなどの不利益につながります。
まとめ
入社時の手続きは、社会保険の資格取得届と被扶養者届が5日以内、雇用保険の資格取得届が翌月10日までと、期限と提出先が異なります。マイナンバーや前職の雇用保険番号、扶養家族の情報を入社前に集めておけば、期限に追われずに済みます。パートやアルバイトは、社会保険と雇用保険で判定基準が違う点と、今後の適用拡大の予定に注意してください。労働条件通知書は2024年4月の改正に合った書式になっているかを確認し、手続きはe-Govでの電子申請も検討してください。
蓮池社会保険労務士事務所では、従業員の入社・退社に伴う社会保険・雇用保険の手続きから、労働条件通知書の整備まで、会社の実務をサポートしています。大阪を中心に対応しています。サービス内容と料金案内をご覧のうえ、お問い合わせフォームからお気軽にご相談ください。
参考（公的機関の情報）
- 日本年金機構「就職したとき（健康保険・厚生年金保険の資格取得）の手続き」
- 日本年金機構「従業員が家族を被扶養者にするとき、被扶養者に異動があったときの手続き」
- 日本年金機構「短時間労働者に対する健康保険・厚生年金保険の適用」
- 厚生労働省「雇用保険の手続き一覧表」
- 厚生労働省「社会保険の加入対象の拡大について」
- 厚生労働省「2024年4月から労働条件明示のルールが変わります」
※本記事は2026年10月時点の法令・制度にもとづく一般的な解説です。個別のケースでは結論が異なる場合があります。